Integritetspolicy för Mitt Campus och felanmälan

Akademiska Hus Aktiebolag med org. nummer 556459–9156 (”Akademiska Hus”, ”vi”, ”våra”, ”oss”) är personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter och ansvarar för att sådan behandling sker på ett lagligt sätt.

Om du har några frågor angående vår behandling av dina personuppgifter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta oss på vår e-postadress info@akademiskahus.se eller ringa oss på telefonnummer 010 – 557 24 00. Vår postadress är Box 483, 401 27 Göteborg.

Vi behandlar personuppgifter om dig som vi får direkt från dig när du skapar ett konto eller när du annars anger dina personuppgifter i Mitt Campus eller när du gör en felanmälan. Vi använder oss av cookies och liknande tekniker som kommer samla in personuppgifter om dig när du besöker vår hemsida via Mina Sidor eller använder vår app. Du kan läsa mer om hur vi hanterar cookies och liknande tekniker här.

Om du gör en felanmälan via www.akademiskahus.se och klickar i ”Jag är inte en robot” kommer vi även att få teknisk information från Google som bekräftar att du inte är en robot.

I detta avsnitt beskriver vi varför vi behandlar dina personuppgifter, vilka kategorier av personuppgifter vi behandlar samt vilken den lagliga grunden för behandlingen. Den lagliga grunden är det stöd som vi enligt gällande dataskyddslagstiftning (GDPR) har för att lagligen kunna behandla dina uppgifter. Nedan kan du även läsa om hur länge vi sparar dina personuppgifter.

För dig som väljer att skapa ett konto för Mitt Campus behandlar vi i de flesta fall dina personuppgifter för att kunna ingå och fullgöra det avtal vi har med dig. Om du inte lämnar dina personuppgifter till oss i detta avseende har vi ingen möjlighet att skapa och hantera ditt konto och du kommer inte kunna använda Mitt Campus genom ditt eget konto.

För att du ska kunna skapa ett konto för Mitt Campus behandlar vi ditt namn, din e-postadress och det lösenord som du väljer för ditt konto. Vi behandlar även din e-postadress och ditt lösenord för att du ska kunna logga in på Mitt Campus via Mina Sidor på akademiskahus.se eller i vår app. Om du anger att du har glömt ditt lösenord behandlar vi din e-postadress för att skicka dig information om hur du kan återställa ditt lösenord och skapa ett nytt. Om ditt konto varit inaktivt under en längre tid skickar vi en påminnelse till dig och behandlar då din e-postadress.

Vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål med stöd av att det är nödvändigt för att ingå och fullgöra det avtal som vi har med dig.

Vi kommer att behandla dina personuppgifter tills du väljer att avregistrera ditt konto hos oss. Om du har varit inaktiv i ett år skickar vi ut en påminnelse till dig och frågar om du vill ha kvar ditt konto för Mitt Campus. Om du därefter fortfarande är inaktiv i tre månader kommer vi avsluta ditt konto och radera dina personuppgifter.

Vi behandlar dina personuppgifter för att minnas de val och inställningar du gör när du loggar in med och använder ditt konto för Mitt Campus. Om du väljer att vi ska komma ihåg dina inloggningsuppgifter behandlar vi dina inloggningsuppgifter (e-postadress och lösenord) samt teknisk information om den enhet du använder. För att minnas vilket campus och vilken favoritbyggnad som du har valt som favoriter samt vilket språk och vilka kontakter du sparar i Mitt Campus behandlar vi information om de val och inställningar du gjort samt teknisk information om den enhet du använder.

Vi behandlar dina personuppgifter för att minnas dina val och inställningar med stöd av en intresseavvägning där vårt berättigade intresse är att tillhandahålla dig en bättre upplevelse av Mitt Campus.

Vi sparar dina val och inställningar så länge du har kvar ditt konto för Mitt Campus. Gallringsfristerna för ditt konto framgår ovan.

Vi skickar information till dig om ditt campus och de byggnader som du angett som favoriter för ditt konto, så som information om aktiviteter, nyheter, driftstörningar eller säkerhetsinformation, t.ex. information om brandlarm. Vi skickar denna information till dig genom push-notiser och behandlar då information om de val och inställningar som du har gjort för ditt konto samt teknisk information om din enhet. Vi skickar viktig information till din e-postadress och behandlar då din e-postadress.

Vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål med stöd av att det är nödvändigt för att fullgöra det avtal vi har med dig.
Vi behandlar dina personuppgifter så länge du har kvar ditt konto för Mitt Campus. Gallringsfristerna för ditt konto framgår ovan.

När du kontaktar Akademiska Hus eller någon av våra anställda via de kontaktuppgifter som anges i Mitt Campus behandlar vi dina personuppgifter för att kunna kommunicera med dig och besvara dina frågor. Vi behandlar då ditt namn och din e-postadress eller ditt telefonnummer beroende på hur du väljer att kontakta oss. Vi behandlar även annan information om dig som du väljer att lämna till oss.

Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning där vårt berättigade intresse är att kunna upprätthålla vår kundservice gentemot dig.

Vi behandlar information från vår kommunikation med dig fram tills ärendet är hanterat och därefter under den tid som vi bedömer lämplig.

När du gör en felanmälan via Mitt Campus eller på www.akademiskahus.se behandlar vi ditt namn, telefonnummer och e-postadress. Vi behandlar även eventuella andra personuppgifter som du väljer att lämna i din felanmälan. Vi behandlar dessa uppgifter om dig för att kunna hantera din felanmälan, skicka en bekräftelse på anmälan till dig och för att kunna kontakta dig angående felanmälan om vi bedömer det som nödvändigt. Om du har ett konto för Mitt Campus sparar vi även din felanmälan för att du ska kunna se historik över de felanmälningar du gjort. Om du gör en felanmälan på www.akademiskahus.se utan att vara inloggad kommer vi i syfte att verifiera att du inte är en robot använda en tjänst som tillhandahålls av Google. När du klickar i ”Jag är inte en robot” kommer vi att behandla teknisk information som bekräftar att du inte är en robot.

Du kan välja om du vill göra din felanmälan publik för andra användare av Mitt Campus. Dina personuppgifter kommer dock inte vara synliga.

Vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål med stöd av en intresseavvägning där vårt berättigade intresse är att kunna hantera felanmälan för de campusområden och byggnader som vi förvaltar. Verifieringen av att du inte är en robot som vi möjliggör när du gör en felanmälan via vår hemsida gör vi med stöd av vårt berättigade intresse av att samla in tillförlitliga felanmälningar.

De personuppgifter som vi behandlar för att hantera din felanmälan behandlar vi så länge du har ett konto för Mitt Campus. I annat fall behandlar vi dina under den tid som vi bedömer är lämplig beroende på felanmälningens art.

Vi behandlar ditt namn och dina kontaktuppgifter för att hantera eventuella klagomål från dig eller andra anspråk. Om det är nödvändigt behandlar vi även andra personuppgifter om dig, t.ex. från vår kommunikation med dig angående ditt klagomål eller anspråk.

Vi behandlar dina personuppgifter för detta ändamål med stöd av en intresseavvägning där vårt berättigade intresse är att kunna hantera och försvara oss mot ett eventuellt juridiskt klagomål eller anspråk.

De personuppgifter som behandlas vid ett klagomål eller anspråk behandlar vi tills ärendet är slutligt hanterat.

Dina personuppgifter behandlas främst av oss på Akademiska Hus. Vi kommer att dela dina personuppgifter med:

• våra IT-leverantörer som behandlar personuppgifter för vår räkning i egenskap av personuppgiftsbiträde för att vi ska kunna bedriva vår verksamhet på ett kostnadseffektivt och bra sätt. Till exempel delar vi dina personuppgifter med vår leverantör av verktyget som vi använder för att hantera felanmälningar när du gör en felanmälan till oss; och
• våra underentreprenörer som hjälper oss med att åtgärda felanmälningar.

Tjänsten som vi använder för att verifiera att du inte är en robot när du gör en felanmälan på www.akademiskahus.se tillhandahålls av Google Ireland Limited. Om Google behandlar personuppgifter om dig utöver att verifiera dig är de personuppgiftsansvariga för sådan behandling. För mer information om villkoren för Googles tjänster läs här.

Vi och de som vi delar dina personuppgifter med behandlar endast dina personuppgifter inom EU/EES.

Undantag gäller om du använder Googles tjänst för verifiering vid felanmälan på www.akademiskahus.se då dina personuppgifter kan överföras till USA. Enligt ett beslut från 5 / 6 EU-kommissionen är det tillåtet för personuppgiftsansvariga i EU att överföra personuppgifter till mottagare som har anslutit sig till Privacy Shield i USA. Privacy Shield är en mekanism för självcertifiering som finns i USA. Företag i USA kan anmäla sig till det amerikanska handelsdepartementet och meddela att de uppfyller kraven i Privacy Shield. Google är Privacy Shield-certifierade.

Om du har några frågor angående hur vi delar dina personuppgifter, t.ex. om vilken laglig grund vi har för delningen eller vilka vi delar dina personuppgifter med är du välkommen att kontakta oss på de kontaktuppgifter som vi har angett ovan.

Som vi har angett ovan behandlar vi vissa av dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning som laglig grund för behandlingen. Intresseavvägningen innebär att vi gör en prövning av de intressen som finns för och mot vår behandling, genom vilken vi har bedömt att vi kan behandla dina personuppgifter i enlighet med GDPR. Vad som är vårt berättigade intresse framgår i tabellerna ovan.

Om du vill veta mer om hur vi har gjort den här bedömningen eller invända mot den är du välkommen att kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges ovan.

Du har vissa rättigheter som du kan använda för att påverka hur vi behandlar dina personuppgifter. Nedan kan du läsa om vilka dessa rättigheter är.

Om du vill veta mer om dina rättigheter eller om du vill utöva någon av dina rättigheter kan du kontakta oss på de kontaktuppgifter som anges i början av denna integritetspolicy.

Du har rätt att när som helst invända mot behandlingen av dina personuppgifter som grundar sig på en intresseavvägning. Ovan kan du läsa mer om vad en intresseavvägning innebär. I vissa fall har vi dock rätt att, trots din invändning, fortsätta att behandla dina personuppgifter med stöd av en intresseavvägning (t.ex. i de fall vi måste spara dina personuppgifter). Så är fallet om vi kan uppvisa tvingande berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter eller om det sker för fastställande, utövande eller försvar av rättsliga anspråk.

Du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar dina personuppgifter eller inte. I de fall vi behandlar dina personuppgifter har du även rätt att få en kopia av de personuppgifter som behandlas samt få information om hur vi behandlar dem. 

Du har rätt till rättelse av eventuella felaktiga personuppgifter som rör dig och rätt att be oss komplettera ofullständiga personuppgifter.

Du har rätt att begära radering av dina personuppgifter och under vissa förutsättningar få dina personuppgifter raderade. Sådana förutsättningar föreligger t.ex. om personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål som de samlats in eller behandlats för eller om du återkallar ditt samtycke som behandlingen grundar sig på och det inte finns någon annan laglig grund för behandlingen.

Du har också rätt att begära att vi begränsar vår behandling av dina personuppgifter och under vissa förutsättningar kommer vi då att begränsa vår behandling av dina personuppgifter. Sådana förutsättningar föreligger om du t.ex. bestrider uppgifternas korrekthet eller om behandlingen är olaglig och du motsätter dig att personuppgifterna raderas samt istället begär en begränsning av uppgifternas användning.

Du har alltid rätt att lämna klagomål till Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten (eller en annan behörig tillsynsmyndighet).

Ett klagomål lämnas med fördel till myndigheten i den medlemsstat inom EU/EES där du har din hemvist, där du arbetar eller där en överträdelse av gällande lagar och regler för dataskydd påstås ha förekommit. Behörig tillsynsmyndighet i Sverige är Datainspektionen/Integritetsskyddsmyndigheten. Den här rättigheten påverkar inte något annat administrativt prövningsförfarande eller rättsmedel.

I vissa fall har du rätt att få ut dina personuppgifter från oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format och när det är tekniskt möjligt få dina personuppgifter överförda till ett annat företag (”dataportabilitet”). Detta gäller för personuppgifter som du lämnat till oss i ett strukturerat, allmänt använt och maskinläsbart format, om behandlingen av dina personuppgifter sker automatiserat och den lagliga grunden för behandlingen är fullgörande av det avtal vi har med dig.