Så här behandlar Akademiska Hus personuppgifter

En personuppgift är all slags information som kan hänföras till dig som fysisk person, exempelvis namn, telefonnummer och personnummer. Med personuppgift menas även andra typer av data och information som gör det möjligt att identifiera dig som en fysisk person, såsom bilder på dig, beskrivningar av dina personliga egenskaper och din dators IP-adress.

En behandling av personuppgifter är varje åtgärd eller kombination av åtgärder som rör personuppgifter. Exempel på behandlingar är: insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, ändring, delning, användning och radering.

Akademiska Hus Aktiebolag, org.nr. 556459-9156, med adress Box 483, 40127 Göteborg, är personuppgiftsansvarig för personuppgiftsbehandlingarna som vi redogör för i denna information om hur vi behandlar personuppgifter.

Akademiska Hus samlar in personuppgifter från dig, exempelvis när du kontaktar oss via Kundservice, våra sociala medier eller e-post, gör en felanmälan, ansöker om arbete hos oss, deltar vid möten och evenemang som anordnas av oss eller i övrigt använder dig av våra tjänster. Akademiska Hus kan även få personuppgifter från andra än dig, exempelvis din arbetsgivare, Bolagsverket eller Skatteverket.

Akademiska Hus behandlar dina personuppgifter för att kunna fullgöra våra åtaganden och ge en god service. Vi behandlar även personuppgifter när det behövs för att bedriva vår verksamhet effektivt samt leverera inspirerande campusmiljöer och välfungerande tjänster. Nedan hittar du mer information om vilka personuppgifter vi behandlar, varför vi behandlar dem och med vilken rättslig grund:

• Du som bor i våra studentbostäder
• Personuppgifter vid skanning av våra byggnader

Akademiska Hus kan komma att dela dina personuppgifter med andra organisationer, företag eller myndigheter inom ramen för de behandlingar vi gör.

Akademiska Hus säljer aldrig vidare dina personuppgifter.

Dina personuppgifter kan komma att delas med följande kategorier av mottagare:

• IT-tjänsteleverantörer som hjälper oss med att administrera våra affärsprocesser såsom administration, ekonomi och kundhantering. Detta är exempelvis leverantörer av våra fastighetsförvaltningssystem, ERP-system och andra IT-system samt leverantörer av support, lagringstjänster och scanning av exempelvis ritningar och avtal
• Entreprenörer och underentreprenörer när dessa behöver dina uppgifter, exempelvis kontaktuppgifter, för bygg- och renoveringsprojekt
• Hyresgäster som önskar tillgång till data som utgör indirekta personuppgifter om dig som vistas i våra fastigheter för hyresgästens egna ändamål, såsom lokalplaneringsändamål eller forskning. Akademiska Hus gör i varje enskilt fall en bedömning om utlämnandet. Att vi i vissa fall kan komma att dela dina indirekta personuppgifter med våra hyresgäster innebär ett utlämnande av datapunkter som, endast genom kombination med annan information, möjliggör identifiering av dig, exempelvis ventilations- eller energidata som kan avslöja att någon eller några personer har passerat en dörr eller befinner sig i visst utrymme
• Larm- och säkerhetsföretag som hjälper oss med exempelvis passersystem, brandlarm, säkerhetssystem och övervakningskameror
• Kreditupplysningsföretag som hjälper oss med kreditupplysning på exempelvis enskilda firmor som hyr av oss
• Seminarium-, event- och konferensarrangörer
• Marknadsförings- och kundundersökningsbyråer
• Företag som tillhandahåller bank- eller betalningslösningar
• Postombud och leverantörer av digitala nät- och kommunikationstjänster

Akademiska Hus kan i vissa fall även komma att dela dina personuppgifter med andra mottagare. Det kan ske exempelvis om vi är skyldiga att lämna ut uppgifterna enligt lag eller myndighetsbeslut, för att utreda bevaka eller tillvarata våra rättsliga anspråk eller om vi avser sälja en fastighet eller delar av vår verksamhet. Utlämnandet av dina personuppgifter kan då komma att ske till domstolar, polisen, eller andra myndigheter, juridiska ombud och andra externa rådgivare samt potentiella köpare.

Mottagares ansvar och plats för dina personuppgifter

Mottagare som hanterar personuppgifter för Akademiska Hus räkning i egenskap av personuppgiftsbiträde ska alltid ingå ett så kallat personuppgiftsbiträdesavtal med oss. Avtalet syftar till att säkerställa att dina personuppgifter hanteras på ett korrekt, säkert och lagligt sätt. Personuppgiftsbiträdet får endast behandla dina personuppgifter enligt de instruktioner vi ger dem och får inte behandla uppgifterna för några egna ändamål. De är också skyldiga enligt lag och avtal att skydda dina uppgifter med lämpliga säkerhetsåtgärder, såsom kryptering och åtkomstkontroll.

Mottagare som själv fastställer ändamålen och medlen med behandlingen av personuppgifter vi delar med dem och därmed själv blir personuppgiftsansvariga enligt GDPR avseende dina personuppgifter, exempelvis en myndighet eller en bank, ansvarar själv för personuppgiftsbehandlingens laglighet och säkerhet. Akademiska Hus lämnar endast ut personuppgifter till mottagare vi litar på.

Akademiska Hus strävar efter att dina personuppgifter endast ska behandlas inom EU/EES och alla våra egna IT-system finns här. I undantagsfall kan dina personuppgifter komma att behandlas utanför EU/EES, exempelvis om vi delar dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som själv eller genom en underleverantör är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES. Om ett biträde hanterar personuppgifter utanför EU/EES vidtar vi lämpliga åtgärder i enlighet med GPDR för att skydda dina uppgifter.

Akademiska Hus sparar bara dina personuppgifter så länge det är nödvändigt för att vi ska uppfylla ändamålen med behandlingen i varje enskilt fall. Därefter raderas eller avidentifieras dina uppgifter så att det inte längre går att koppla dem till dig. Detta förutsatt att uppgifterna inte längre är nödvändiga för någon annan av våra behandlingar. En och samma personuppgift kan behandlas för flera olika ändamål. Det innebär att en uppgift som inte längre behövs för ett ändamål kan finnas kvar och behandlas för ett annat ändamål för vilket uppgiften fortfarande behövs.

Personuppgifter om en hyresgästs kontaktperson gallras således som utgångspunkt när hyresförhållandet upphört under förutsättning att personuppgifterna inte därefter behöver sparas för exempelvis bokföringsändamål.

Om du har registrerat dig för att få campusnyheter eller andra nyhetsutskick från oss kommer vi att behandla de uppgifter som behövs för att administrera detta så länge du inte avregistrerar dig eller meddelar oss att du inte längre vill ta emot sådan information. Du kan avregistrera dig närsomhelst.

För att vi ska kunna försvara oss mot rättsliga anspråk, exempelvis garantikrav, raderas eller avidentifieras personuppgifter som kan ligga till grund för anspråk mot oss när eventuella krav preskriberats, det vill säga vi sparar uppgifterna under preskriptionstiden.

När vi är skyldiga att spara uppgifter, exempelvis enligt bokföringslagen, behåller vi uppgifterna under med den tiden som föreskrivs i den tillämpliga lagstiftningen.

Som registrerad har du enligt GDPR ett antal rättigheter. Dessa syftar till att ge dig kontroll över dina personuppgifter och hur de behandlas.

Om du har lämnat samtycke till vår behandling av dina personuppgifter har du rätt att när som helst återkalla ditt samtycke.

Du har rätt att få en bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter om dig och i så fall få information om hur personuppgifterna behandlas. Du har även rätt att få en kopia av de personuppgifter vi behandlar om dig. Din begäran om tillgång till dina personuppgifter ska vara skriftlig och egenhändigt undertecknad samt innehålla uppgift om namn och personnummer. Detta behöver vi för att tillräckligt säkert identifiera att vi lämnar ut uppgifterna till rätt person.

Om dina uppgifter är felaktiga, ofullständiga eller inte längre behövs för det syfte de samlades in, kan du under vissa förutsättningar begära att få dem raderade, rättade eller kompletterade. Vi kan inte radera dina uppgifter om det föreligger ett lagstadgat krav på lagring, exempelvis bokföringsregler eller när det finns andra legitima skäl till varför uppgifterna måste sparas.

Du har rätt att få dina personuppgifter i ett strukturerat, vanligt och maskinläsningsbart format eller få dem överförda till annan personuppgiftsansvarig (dataportabilitet) under förutsättningen att du har tillhandahållit Akademiska Hus uppgifterna och att dessa behandlas av oss med samtycke eller avtal som rättslig grund.

Om du har synpunkter, invändningar eller är missnöjd kring vår personuppgiftsbehandling ber vi dig att kontakta oss. Vi strävar efter att lösa eventuella klagomål på bästa sätt. Invänder du mot behandling för direktmarknadsföring upphör vi direkt med behandlingen. Invänder du mot behandling som sker med stöd av intresseavvägning får vi oftast fortsätta att behandla uppgifterna om vi har berättigade skäl för behandlingen som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter. Du har vidare rätt att inge klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten som är tillsynsmyndighet för vår behandling av dina personuppgifter.