En oegentlighet kan innebära såväl ett allvarligt lagbrott som ett brott mot Akademiska Hus interna affärsetiska riktlinjer. Exempel på oegentligheter är brott mot konkurrenslagstiftning, korruption, ekonomisk brottslighet, stölder och miljöbrott.
Rutin för rapportering
Akademiska Hus har uppdragit åt Moll Wendén Advokatbyrå att vara visselblåsarombud och därmed vara mottagare av anmälningar som sker från Akademiska Hus samarbetspartners där anmälaren önskar vara anonym eller inte anser att andra kanaler inom Akademiska Hus är lämpliga. Personalen hos visselblåsarombudet omfattas av advokatsekretess.
Hantering av anmälningar
Personer som uppmärksammar och slår larm om problem och oegentligheter ska inte drabbas av några repressalier eller negativa konsekvenser. Den som slår larm kommer att hanteras med respekt och bli tagen på allvar. Den som slår larm kommer också att få information om hur frågan behandlas vidare och vad larmet resulterar i.
Även den som är föremål för larmet har rätt till en korrekt behandling. Berörda personer ska så långt möjligt informeras om att ett larm har inkommit och även få möjlighet att lämna en förklaring till det inträffade.
Efter det att en oegentlighet har rapporterats så utreds i första hand de faktiska omständigheterna kring larmet. Larmets innehåll avgör vem som är lämplig att ansvara för utredningen. När omständigheterna kring en viss oegentlighet är utredda ansvarar bolagets ledning för att vidta åtgärder baserat på vad som framkommit.
Sådana oegentligheter som innebär brott mot lag polisanmäls.